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如何以 PDF 格式发送 Word、Excel 或 PowerPoint 文件


当您想要将 Office 文件作为 PDF 发送时,可以省去额外的步骤。

如果您想以 PDF 形式发送 Microsoft Office 文件的副本,请不要在导出过程上浪费时间。您可以直接从 Word、Excel 或 PowerPoint 将其作为附件通过电子邮件发送。

到目前为止,您可能会花时间保存文件或将文件转换为 PDF、打开电子邮件程序、编写消息并附加转换后的文件。但您不必采取一些额外的步骤。您可以直接从应用程序发送 PDF 格式的文件。

在 Windows 上以 PDF 形式发送 Office 文件

当您从 Word、Excel 或 PowerPoint 以 PDF 形式发送文件时,您会看到两个略有不同的窗口,具体取决于您是否已将文件保存到 OneDrive。

首先选择应用程序窗口右上角的共享按钮。

如果您已将文件保存到 OneDrive,您将看到下面的窗口。选择窗口底部的“发送副本”,然后在弹出的小框中选择“PDF”。

如果您仅在本地保存文件,您将看到以下窗口。选择底部的“PDF”,改为附加副本。您不必先将文件保存到 OneDrive。

使用任一选项,您都会看到电子邮件撰写窗口打开,其中已附加 PDF 文件。默认情况下,文件名将成为电子邮件的主题行,但您可以根据需要更改它。然后,您可以添加收件人、键入消息并按其方式发送。

在 Mac 上以 PDF 形式发送 Office 文件

与在 Windows 上一样,当您在 Mac 上以 PDF 形式发送 Office 文件时,您会看到两个略有不同的选项。

选择应用程序窗口右上角的共享按钮。

如果您已将文件保存到 OneDrive,请选择“发送副本”以显示弹出菜单。单击“发送为”旁边的下拉菜单,然后选择“PDF”。选择“作为附件发送电子邮件”。

如果您仅在本地保存文件,您将看到不同的弹出窗口。选择该窗口底部的“发送副本”。

单击“发送为”旁边的下拉菜单,然后选择“PDF”。选择“作为附件发送电子邮件”。

然后,电子邮件撰写窗口将打开,并附有 PDF 文件。与 Windows 不同,默认情况下文件名不是主题行。此字段保留为空白,供您自行填写。完成您的消息并在准备好后发送。

或者,您可以选择上述任一选项的“共享”按钮,以使用 Mac 的“共享”菜单而不是电子邮件发送 PDF。

当您想要以 PDF 形式发送 Office 文件时,无需执行额外的步骤即可实现。直接从 Windows 或 Mac 上的 Word、Excel 或 PowerPoint 发送。